3 Tipps für ein erfolgreiches Remote Meeting

Im Zuge unseres letzten Team Brunchs wurde die reCREATION "onlineFORCE" zur Gestaltung von Remote Meeting Empfehlungen ins Leben gerufen. Wir haben unsere Ergebnisse zusammengefasst und möchten sie gerne mit unseren LeserInnen teilen. Die folgenden Empfehlungen erleichtern unseren Alltag im (hybriden) Home Office und können unabhängig von der Meetingplattform umgesetzt werden.

1. Sichtbarkeit: Kameras so oft wie möglich einschalten

Oft wirkt es befremdlich, in einen dunklen Bildschirm zu sprechen, ohne sein Gegenüber zu sehen. Vor allem, wenn die Mimik und Gestik der angesprochenen Personen nicht sichtbar ist, ist eine Abschätzung ihrer Reaktion gar nicht so einfach. Es ist bewiesen, dass nonverbale Kommunikation rund 55 % unserer Kommunikation repräsentiert. Bei gleichbleibendem Inhalt unserer Worte fällt also ein großer Bestandteil unserer Botschaften weg und muss anders kompensiert werden.

Aus diesen Gründen empfehlen wir wenn möglich, die Kamera so oft und lange wie möglich eingeschaltet zu haben. Zumindest jedoch die Kamera zu aktivieren wenn man etwas sagen möchte oder gerade spricht. Damit können Gestik und Mimik registriert, verarbeitet und bewertet werden - wir verstehen also besser, was uns unser Gegenüber sagen möchte!

Weitere Ideen zur Umsetzung:

• Kameras zu Beginn des Meetings kurz einschalten
• Kameras bei Kleingruppenarbeiten einschalten
• Kameras bei Feedbackrunden einschalten
• TeilnehmerInnen möglichst direkt ansprechen

2. Nahbarkeit: Persönliche Beziehung aufrecht erhalten

"Was hältst du davon?", "Wie sehen wir diese Situation?", "Was wollen wir dagegen tun?" - Oft berechtigterweise gestellte Fragen werden nicht beantwortet. Das Problem ist, dass sich niemand direkt angesprochen fühlt. In einem persönlichen Meeting verständigt man sich zur Beantwortung von Fragen meist durch Blickkontakt.

Im Gegensatz zu einem offline durchgeführten Meeting, ist es bei einem Online Meeting nicht möglich, eine Person rein mit Gesten persönlich anzusprechen. Deswegen sprechen wir bei einem Online Meeting immer die Person mit dem Namen an.

Weitere Ideen:

• Vorankündigen wenn jemand sprechen soll, damit die Person Zeit hat ihr Micro einzuschalten
• Bei mehreren Sprechern vor dem Meeting kurz ausmachen, wer wann spricht
• Eine Liste aller Namen führen und damit die Reihenfolge von Feedback vorab festlegen
• Im Team kommunizieren, dass es nicht unhöflich gemeint ist, wenn eine Person direkt angesprochen wird
• Pausen und/oder Socializing einplanen (Faustregel: Pro Stunde Onlinemeeting 5 Minuten Pause)

3. Gesprächsmöglichkeit: Sanfter Einstieg durch Socializing zu Beginn

Wir öffnen Meetings bewusst 5 Minuten vor Beginn, damit die TeilnehmerInnen noch kurz plaudern können. Dies lockert die Atmosphäre, schafft Möglichkeiten sich auszutauschen und erlaubt dem Team Dampf abzulassen. Alternativ können bei langen Meetings Socializing Pause eingeplant werden.

Allgemeine Tipps für eine bessere Meetingqualität:

• Visualisierungen sind sehr hilfreich und fördern die Kreativität des Teams. Dafür existieren einige sehr hilfreiche und auch kostenlose Kollaborationsplattformen. Unser Favorit ist die Plattform Miro.
• Um Störgeräusche von vornherein zu eliminieren kann man als Organizer alle anderen TeilnehmerInnen muten (gilt für unsere Meetingplattform Jitsi Meet).
• Störgeräusche und schlechte Ton- oder Bild-Qualität werden bei uns offen angesprechen. Wir sind der Meinung, dies hat nichts mit Kritik oder Unhöflichkeit zu tun, viel mehr möchten wir ein zufriedenstellendes Meetingerlebnis für alle TeilnehmerInnen schaffen. Oft ist uns selbst gar nicht bewusst, welche Störgeräusche sich in unserer Umgebung befinden (z.B. Vogelgeräusche, Verkehrslärm, Türklingel, etc.)